Das Fachverfahren wird als bundeseinheitlicher Standard mit regionalen individuellen Schwerpunkten entwickelt.
Die wesentlichen Aspekte des Facherfahrens Kindertagespflege sind:
Arbeiten im Team
Das Fachverfahren Kindertagespflege ist für die Arbeit im Team an dezentralen Orten oder in einem gemeinsamen Büro konzipiert. Die Orte und die Anzahl der Arbeitsplätze sind beliebig. Die Zusammenarbeit findet auch bei einer Dezentralisierung ohne Zeitverlust statt.
Die Tagespflegeerlaubnis vergebende Stelle kann eine eigene Rolle im Fachverfahren erhalten und sich somit ausschließlich auf diese Daten konzentrieren. Die Statistik ist ebenfalls in einer eigenen Sicht verfügbar und kann nur von einer entsprechenden Stelle mit dieser Berechtigung eingesehen werden.
Umfangreiche Statistiken
Die vom System bereitgestellten Statistiken liefern alle wichtigen Kennzahlen zur Kindertagespflege der Region. Daten können kumuliert und je Gemeinde einzeln erhoben werden.
Eine Statistik liefert beispielsweise die Entwicklung der Betreuungen grafisch:
Statistiken können tagesaktuell oder rückwirkend zu einem beliebigen Stichtag abgerufen werden, um die aktuellen Zahlen mit denen vergangener Jahre zu vergleichen.
Ein weiteres Beispiel ist die Darstellung der freien Plätze im jeweiligen Stadtgebiet oder Ort:
Das funktiniert natürlich auch für die Belegung, hier für ein abweichendes Stadtgebiet:
Die Lieferung der jeweiligen Landesstatistik, beispielsweise LSKN oder IT NRW, erfolgt vollautomatisch zum Stichtag 01. März.
Dafür wird die API des Bundesstatistikamtes genutzt.
Es gibt für nahezu jede Frage eine Antwort, sofern entsprechende Daten vorliegen. Gibt es noch keine, finden wir eine gemeinsame Lösung.
Bedienung
Die Erfassung aller Daten erfolgt in übersichtlichen Eingabemasken, Schritt für Schritt. Angaben, die zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht bekannt sind, können jederzeit und ohne großen Aufwand nachgetragen werden. Die für die Landesstatistik relevanten Felder werden mit Hilfe eines Kontrollinstruments zuverlässig auf ihre Vollständigkeit überprüft.
Bereits vorhandene Personendaten können, sofern sie im Excel- oder CSV-Dateiformat vorliegen, bequem in das System importiert werden und müssen so nicht aufwendig von Hand eingepflegt werden.
Die Software wird vollständig über einen aktuellen Browser bedient. Es sind keine zusätzlichen Installationen notwendig, somit kann das Fachverfahren ohne großen Aufwand, in kurzer Zeit in Betrieb genommen werden.
Der Schulungsaufwand für die zukünftigen Nutzer ist, durch die Übersichtlichkeit und die einfachen Bedienung, minimal.
Erteilung und Überwachung der Tagespflegeerlaubnis
Die Tagespflegeerlaubnis kann zentral oder dezentral erteilt werden. Die Daten einer zukünftigen Kindertagespflegeperson werden zum Beispiel von einer Außenstelle, wie einem Familienservicebüro, aufgenommen und an das Jugendamt oder der zuständigen zentralen Stelle weitergegeben, von wo aus die Pflegeerlaubnis erteilt wird. Die Daten stehen sofort nach deren Eingabe zur Verfügung und müssen nicht per Post oder auf anderem Wege übermittelt werden. Dokumente wie Lebensläufe und Führungszeugnisse können in digitaler Form hinterlegt werden.
An eine auslaufende Tagespflegeerlaubnis erinnert das System automatisch. Die Intervalle können individuell eingestellt werden. Alle relevanten Kriterien und Unterlagen einer Kindertagespflegeperson, wie beispielsweise der Nachweis eines Erste-Hilfe-Kurses, werden ebenfalls überprüft und zur Erinnerung gebracht.
Zusätzlich werden diese Informationen in einer übersichtlichen Ampelgrafik auf dem „Datenblatt“ der jeweiligen Kindertagespflegeperson dargestellt. Hier kann auch die Erfassung und Überwachung von Fortbildungen erfolgen und der diesbezügliche Teilnahmestatus eingetragen werden.
Abrechnung
- Abrechnung Tagespflegeentgelt, Kostenbeitrag, Mittagsverpflegung, Sozialversicherungen, Pauschalen etc.
- Erstellung einer automatisierten Abrechnungsvorschau
- variable Fälligkeitstermine
- Integritätsprüfungen für valide Abrechnungsdaten
- Erstellung von Auszahlungsanordnungen und Einzahlungsanordnungen zur Kontrolle
- 4-Augen Prinzip vor Freigabe der Abrechnung
- Benutzerrechte mit Freigabeaccount
- Protokollierung sämtlicher Bewegungen
- Schnittstellen zu Infoma, AB-Data, SAP, SEPA (direkt) und anderen Systemen
- Unterstützung der kameralistische und doppische Buchhaltung
- Abgleich mit der Finanzbuchhaltung
- Erstellung von Bescheiden
- Übergabe von Sozialversicherungsdaten (ZfA Schnittstelle)
Betreuungsempfehlung
Das Tagespflegeportal ermittelt zu den Betreuungswünschen der Eltern automatisch die passenden Kindertagespflegepersonen. Dies erfolgt auf Basis des Profils als auch aufgrund der tatsächlichen Belegung bei Betreuungsbeginn.
Warteliste
In die übersichtlich gestaltete Warteliste können noch nicht versorgte Kinder aufgenommen werden, um diesen bei frei werdenden Kapazitäten schnell und unkompliziert einen geeigneten Betreuungsplatz zuzuweisen.
Schnittstellen zu Kitaanmeldeverfahren wie beispielweise von der Firma netgo bieten tolle Möglichkeiten, um online angemeldetet Kinder direkt zu übernehmen.
Detailsuche
Die individuell anpassbare Suchfunktion bietet eine umfangreiche und komfortable Möglichkeit, für das jeweilige Tagespflegekind die passende Kindertagespflegeperson zu finden. Die Detailsuche kann über dies auch dafür genutzt werden, um eine bestimmte Person oder einen bestimmten Personenkreis gezielt per Post oder E-Mail anzuschreiben.
Urlaubsplanung
Ein Beispiel für ein nützliches Tool ist die Urlaubs- und Krankheitstage Planung.
Die Anbindung an die Kindertagespflege App, so dass Kindertagespflegepersonen ihre Urlaubs- und Krankheitstage selbst erfassen können und im Überblick haben, rundet das Verfahren ab.
Wiedervorlagesystem
Das übersichtliche Wiedervorlagesystem informiert die Anwender:Innen schnell und einfach über wichtige Termine und ablaufende Fristen. Neben den automatischen Erinnerungen können zusätzlich auch manuelle Wiedervorlagen eingerichtet werden.
Serienbriefe und Newsletter
Aus der Detailsuche heraus können Listen von Kindertagespflegepersonen angelegt werden. Diese können für die Erstellung eines Newsletters oder eines Serienbriefes direkt aus dem Verfahren heraus verwendet werden. Die Optik wird den jeweiligen hauseigenen Briefvorlagen angepasst.
Rechtekonzept
Das Rechtekonzept des Fachverfahrens zur Kindertagespflege lässt sich bis auf Datensatzebene einstellen. So können beispielsweise unterschiedliche Vermittlungsstellen im selben Verfahren nur eigene Datensätze sehen oder bearbeiten während übergeordnete Stellen die Möglichkeit haben, sämtliche Daten einzusehen und zu bearbeiten. Das Konzept basiert auf einer Benutzer-Gruppen-Struktur, die den jeweiligen landes- oder kommunaltypischen Gegebenheiten angepasst werden kann. Diverse strukturell unterschiedliche Organisationsformen sind bereits im System hinterlegt.
